Management Assistant

Als Management Assistant bij Vebego ben jij - samen met je collega’s van het Board Support Team - een onmisbare schakel in de ondersteuning van de Board of Directors en andere stakeholders. Je rapporteert aan de Manager Board Support.  

Je takenpakket als Management Assistant is breed: 

• Je beheert proactief complexe agenda’s en mailboxen, signaleert knelpunten en acteert hier tijdig op. Je anticipeert op wat er speelt en neemt zelf initiatief om zaken te organiseren en af te stemmen, zodat alles soepel en tijdig verloopt. 
• Je bewaakt actielijsten voor je stakeholder(s), bespreekt acties en lost op wat kan.    
• Je bent een verbindende schakel en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek in de organisatie terechtkomt, vaak nog voordat hier expliciet om gevraagd wordt.  
• Je ondersteunt bij grotere projecten, waarbij je informatie verzamelt, structuur aanbrengt en/of de organisatorische kant voor je rekening neemt.   
• Je pakt zelfstandig projectmatige werkzaamheden op en realiseert deze van A tot Z, waarbij je planning, afstemming en uitvoering regelt, zoals het organiseren van bijeenkomsten, (buitenlandse) reizen en events. Jij bepaalt de aanpak, haalt proactief informatie op, stemt af en betrekt de juiste stakeholders om tot een effectief resultaat te komen.  
• Je regelt attenties en relatiegeschenken en zorgt ervoor dat deze tot in detail kloppen.  
• Je bewaakt acties, signaleert verbeterpunten en draagt actief bij aan het continu verbeteren van de dienstverlening, waarbij je ook gebruikmaakt van slimme technologische oplossingen zoals A.I. om het werk efficiënter en effectiever te maken.  

Jij bent in staat om op verschillende niveaus te communiceren en je weet wat complex stakeholdermanagement van je vraagt. Je hebt aan een half woord genoeg en houdt nauwlettend in de gaten dat er niets over het hoofd gezien wordt. Als het in jouw handen ligt, wordt het geregeld. Je werkt namelijk gestructureerd, hebt kwaliteit hoog in het vaandel staan en streeft steeds naar een optimale dienstverlening. Hiervoor zet je graag dat extra stapje. Als het nodig is, ben je flexibel beschikbaar (ook wel eens buiten kantoortijden en indien nodig vanuit andere locaties). Jouw enthousiasme en energie werken aanstekelijk en collega’s werken graag met jou samen. Je ziet wat er moet gebeuren en pakt zaken zelfstandig op, je weet de juiste prioriteiten te stellen, bent communicatief sterk, hebt een luisterend oor, vraagt door en beschikt indien nodig over engelengeduld. Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologieën. Je bent een teamspeler en draagt actief bij aan een omgeving waarin collega’s van elkaar leren, kennis delen en elkaar versterken. Vanzelfsprekend ga je integer om met vertrouwelijke informatie.  

Als Management Assistant breng je verder mee: 

• HBO werk- en denkniveau, aangevuld met enkele jaren werkervaring op secretarieel gebied. Je functioneert zelfstandig, toont eigenaarschap en weet een stevige positie te houden in een dynamische omgeving. Je bent nieuwsgierig en wilt je ook graag nog verder ontwikkelen. 
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift is een must. Beschik je bovendien over een goede beheersing van de Duitse taal, dan heb je absoluut een streepje voor. 
• Goede kennis van Office 365 en affiniteit met nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals A.I. 

Interesse om aan de slag te gaan als Management Assistant? 

Solliciteer dan met je CV en motivatie. Heb je vragen bel dan met Dennis Smeets van Corporate Recruitment op telefoonnummer 06-46402815. De procedure bestaat uit een online interview, twee gesprekken en mogelijk een (online) assessment.